4 maneras de hacer la transparencia sencilla a quien la gestiona

Es una realidad que en muchos casos se cuentan con muy pocos recursos personales y económicos para cumplir con las obligaciones de publicidad activa contenidas en la legislación, así como para dar respuesta a las solicitudes de acceso a la información pública.

También es una realidad que las solicitudes de acceso en municipios pequeños son contadas por lo general, y que la cantidad de información a publicar es menor, lo que no quiere decir que sea poca carga, cuando la plantilla municipal para estos menesteres se reduce a una persona (secretaría-intervención) que puede tener su jornada repartida incluso en más de un municipio. Por ello, está claro que toda ayuda puede ser bienvenida.

A continuación, mostramos algunos ejemplos de herramientas, publicaciones o servicios que existen en la actualidad y que pueden no solo aliviar la carga de las personas empleadas públicas, sino también mejorar el servicio que prestan a la ciudadanía. Y muchas de ellas se fundamentan en la colaboración como elemento tractor de las soluciones aportadas, un concepto situado en los pilares del gobierno abierto.

Cuarenta preguntas para resolver las solicitudes

Recientemente, desde el Servicio de Innovación y Administración Pública de la Diputación de Castellón, que dirige Borja Colón de Carvajal, se ha puesto en marcha la herramienta Derecho de Acceso  para facilitar la gestión de las solicitudes de acceso a la información pública recibidas. La herramienta ha sido desarrollada por los funcionarios de la Diputación Joaquín M. Burgar (adjunto a la Dirección del Servicio de Asistencia a Municipios, referente en transparencia y derecho de acceso a la información a nivel nacional) y Carlos Gómez Peset (jefe de Negociado de Innovación).

La herramienta, “gratuita, reutilizable y dinámica”, se basa en dar respuesta a una serie de preguntas (un total máximo de 41) divididas en cuatro bloques con formularios específicos: iniciación del procedimiento (7 preguntas); normativa aplicable, causas de inadmisión y protección de datos personales (19); concurrencia de límites (3), y resolución y acceso a la información (12). Este asistente guía a la persona responsable de dar respuesta a la solicitud, para solventarle las dudas respecto a qué información puede darse acceso, total o parcialmente, o debe denegarse.

Este primer desarrollo, como apuntaron en la presentación de la misma realizada en el taller organizado por la Conselleria de Transparencia de la Comunitat Valenciana y la Federación Valenciana de Municipios y Provincias, es un punto de partida sobre el que las entidades interesadas pueden añadir “capas” que completen la herramienta, como por ejemplo la legislación autonómica.

El conocimiento al servicio de las personas e instituciones

La Red de Entidades Locales por la Transparencia y la Participación Ciudadana de la FEMP es uno de los actores destacados en la promoción de la transparencia en el mundo local, al que representa en el Foro de Gobierno Abierto y las comisiones que forman parte del mismo.

Además de ejercer esta labor de representación, atribuida en el marco de los Planes de Acción de la Alianza para el Gobierno Abierto (Open Government Partnership), en los últimos años viene representando un papel relevante y necesario en la formación de personas empleadas públicas y cargos electos, así como en la divulgación mediante las publicaciones temáticas que edita y publica.

Las obras que se han publicado tienen por lo general un marcado carácter práctico, y además ofrecen una visión doctrinal de primer nivel, con la participación de autores y autoras muy destacados en el panorama nacional, que también son miembros de sus Grupos de Trabajo en muchos casos.

Centrándonos en la materia que tratamos hoy, podemos mencionar la Guía Procedimiento de Acceso a la Información Pública Local, en la que se presentan un total de 23 fichas y 20 formularios asociados que ofrecen consejos para la tramitación de este procedimiento, o la Guía Estratégica de Datos Abiertos, que reunió en su primera edición (2017) los 20 conjuntos de datos a publicar como estándar en las entidades locales, y que se amplió a 40 dos años más tarde.

Por otra parte, la labor de formación a través de cursos gratuitos con especialistas en la materia ofrece un valor añadido para los responsables de gestionar solicitudes de acceso y otras relacionadas con la transparencia, al tratarse de profesionales que ofrecen una experiencia práctica y solvencia en la resolución de cuestiones muy específicas.

Infraestructuras para prestar servicios

El Consorci AOC (Administració Oberta de Catalunya) ofrece a los entes locales Govern Obert, un servicio común e integral de portal de transparencia y datos abiertos, que incluye la plataforma tecnológica, el mantenimiento, las actualizaciones y el soporte técnico, así como formación y asesoramiento.

Esta propuesta, que por sí misma ya soluciona buena parte de los problemas que pueden padecer las entidades locales de cualquier tamaño poblacional, cuenta además con las ventajas de la actualización automática de casi el 50% de los ítems disponibles y la publicación automática y por defecto de 45 conjuntos de datos en los portales de datos abiertos.

El servicio es utilizado por 1.232 entidades locales en Cataluña, de las que 908 son ayuntamientos (del total de 947 en toda Cataluña), entre los que se encuentran los de menor población hasta algunos que superan los 200.000 habitantes. Estas cifras convierten a esta solución prácticamente en un estándar de transparencia, muy accesible para la ciudadanía por la similitud de formatos y muy práctico para la investigación y el análisis profesional o académico.

Las posibilidades de la tecnología

La tecnología, como ya apuntamos en Los cuatro retos actuales de la transparencia, debe ser una de las patas sobre las que se sustente la transparencia en un futuro muy próximo, tanto como que ya puede ser un presente.

Más allá de las herramientas de control, como por ejemplo los sistemas de alertas tempranas para la prevención del fraude (muy recomendable la lectura de este estudio de la Oficina Antifrau de Catalunya, elaborado por Bruno González Valdelièvre, jefe del Área de Análisis Particularizado del Gasto Público), la tecnología puede y debe convertirse en un recurso que facilite la labor de quienes se encargan de gestionar portales y/o el derecho de acceso a la información pública. Como bien señalaba Joaquín Meseguer en su intervención en una de las mesas redondas de la jornada sobre Administración cercana organizada por el Ararteko de Euskadi (el Defensor del Pueblo), la transparencia “exige un gran esfuerzo de innovación constante”.

Sobre las posibilidades del uso de la tecnología para facilitar la gestión de la transparencia, Revista Haz ha conversado con Juan Romero Raposo, experto en gobierno abierto y estrategias digitales en Kratio Sistemas, y miembro del Foro de Gobierno Abierto de España en representación de la sociedad civil.

Romero afirma que hoy mismo pueden implantarse herramientas que faciliten la publicación de información, como sistemas de cuadros de mando, en donde “se centralizarían las obligaciones de publicación, las peticiones de información a distintos agentes o áreas de una institución y los procesos necesarios para que la información se publique”. Estos sistemas, además de facilitar las tareas, “permiten una automatización de buena parte de la información y permiten seguir la trazabilidad de los datos, y de esta manera controlar fácilmente los flujos y la publicación de la información”.

Otra herramienta que ya podría usarse en los procesos de publicación son las que facilitan la anonimización de los documentos para cumplir con las obligaciones referentes a la protección de datos, tanto por la legislación nacional como por la europea contenida en el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD, GDPR, por sus siglas en inglés).

Herramientas de software libre como ARX o Amnesia (características de ambas en esta guía del Gobierno de Uruguay), que requieren un aprendizaje básico o el desarrollo de herramientas basadas en sus códigos abiertos, pueden ser muy útiles para “aligerar la carga de trabajo en procesos tediosos y repetitivos, cuya curva de aprendizaje es menor que el tiempo dedicado a la larga en realizar estas tareas manualmente”.

Pero las posibilidades tecnológicas no se agotan ni mucho menos aquí. Si bien Romero recalca que sería necesario “el sustrato de un ecosistema de software interoperable y de suficiencia de datos disponibles”, lo que implica un compromiso robusto con la transparencia y una apuesta decidida por la “reorganización de sistemas hacia una interoperabilidad efectiva”, se cuenta con aplicaciones que pueden desarrollarse en el marco de la gestión de la transparencia para ahorrar trabajo a las personas responsables de ella.

En este sentido se refiere, por ejemplo, a un “asistente generador de informes para obligaciones de múltiple publicación de documentación, similar pero no igual”, como pueden ser los informes que los responsables de los órganos de contratación tienen que enviar al Tribunal de Cuentas estatal y a los órganos correspondientes de sus Comunidades Autónomas, de manera que “se automatice o reutilice la generación de informes para facilitar su redacción a partir de elementos que son comunes en el cuerpo de texto de los distintos documentos”.

El ingrediente básico, que no secreto

Más allá de las posibilidades que ofrece la tecnología y de los ciclos virtuosos que genera la colaboración, para ambas es imprescindible un ingrediente difícilmente sustituible: el convencimiento, la voluntad de ser transparente, incluso más allá de las obligaciones legales, el empeño de querer prestar un servicio público de calidad que se oriente a la rendición de cuentas y también a la generación de espacios de desarrollo social y económico. Porque las posibilidades de la apertura institucional no se agotan en el control de la acción de los representantes públicos.