E-learning para continuar la formación en las empresas durante la crisis del COVID-19

La flexibilidad que ofrece la informática e Internet, por una parte, permite que muchos empleados –aunque no todos- puedan desarrollar su trabajo desde casa. Pero, ¿qué ocurre con la formación continua en la empresa?

Según el último Balance de Situación de Fundae, el 92% de las grandes empresas de España ofrece formación continua a sus empleados. Porcentaje que, aunque se reduce al 81% en el caso de las medianas empresas (50-250 trabajadores), y a menos del 50% en el de las pequeñas (10-50 empleados), refleja que la formación forma parte de la política de Recursos Humanos de una importante parte del tejido empresarial. Lo que significa, por tanto, que las acciones formativas también se están viendo alteradas con el brote del coronavirus.

Hoy más que nunca, es (o habría sido) necesario y útil el despliegue por parte de las compañías de herramientas de e-learning para sus plantillas.

¿Qué se entiende por este concepto y qué diferencias tiene con respecto a la teleformación o la formación online? Si bien en el caso de la teleformación y la formación online el alumno debe estar en línea para que compute un tiempo mínimo de conexión y a cuyos contenidos el alumno solo puede acceder mientras está conectado, en el caso del e-learning se aprovechan todas las posibilidades de Internet y el soporte digital, para permitir al alumno la mayor flexibilidad y adaptación posibles a la forma en la que se comunica y vive en el mundo actual.

1.- La experiencia del alumno, en el centro

En muchas ocasiones, los proveedores de formación para empleados online se olvidan de un elemento fundamental para la acción formativa: la propia experiencia del empleado que está recibiendo esa formación. De tal forma que se convierte en una especie de obligación para el trabajador, con un número concreto de horas que tiene que estar conectado para superar el curso y contenidos que se suceden en la pantalla de forma poco atractiva para el receptor.

El e-learning debe situar la experiencia como base de toda su acción, tanto como elemento diferenciador para el proveedor de cursos en un mercado muy competitivo, y para la propia empresa a la hora de ofrecer a su plantilla una formación de la suficiente calidad como para que deseen seguir formándose.

El alumno debe ser el centro de todos los proyectos de formación. Y, como parte de su experiencia, hay que partir de dos premisas: su tiempo es muy valioso (de hecho, el 60% de las empresas que deciden no proporcionar formación a sus empleados lo hacen por la elevada carga de trabajo de los trabajadores, según los datos del Ministerio de Empleo) y las formas de aprender evolucionan.

Hay que ofrecer fórmulas que optimicen sus horas de formación (vídeos, microlearning, acceso a contenidos offline y otras soluciones) y adaptar los contenidos a formatos similares a los que utiliza en su ecosistema digital diario (redes sociales, plataformas de streaming, podcasts, interacción, etc.).

La experiencia formativa del alumno, en última instancia, es un factor decisivo de su motivación y permanencia. De hecho, para los españoles, la oferta formativa de la empresa es el segundo factor más valorado por los trabajadores, según la consultora Page Group. Lo que supone, por tanto, que otras empresas con una formación continua atractiva puede llevarse el talento.

2.- Contenidos online y offline

A través de los teléfonos móviles y otros dispositivos vemos series, escuchamos música, nos relacionamos con otras personas y, prácticamente, vivimos. España, de hecho, es el quinto país con mayor uso de smartphones, con 2 horas y 11 minutos por día, según Statista.

Es posible aprovechar ese uso intenso para formarse, siempre y cuando se den dos circunstancias: que se abandone el concepto de formación en línea y el cómputo de horas de conexión, y que los contenidos sean adaptables y garanticen su usabilidad en cualquier dispositivo.

Respecto al primero, el e-learning deben seguir los pasos de plataformas como Netflix o HBO y ofrecer la posibilidad al alumno de descargar vídeos o materiales en su dispositivo y, pudiendo acceder a ellos en cualquier lugar y momento, brindarle la mayor flexibilidad posible.

El alumno, como centro de los proyectos de e-learning, debe decidir qué, cómo, dónde y cuándo avanza en su formación.

Los contenidos y el entorno digital en el que estos se presentan son otras de las claves fundamentales para hacer más atractiva y amena la formación. El éxito, de nuevo, llegará en la medida en que se consiga la mejor experiencia posible para el alumno.

Habrá que traducir los contenidos formativos al lenguaje digital en el que hoy se mueven la mayoría de trabajadores; o, en otras palabras, garantizar la usabilidad.

Estructurar los contenidos en diferentes niveles de profundidad, captar su atención al principio para retenerlo durante todo el proceso, plataformas digitales intuitivas y sencillas, contenidos mobile responsive (adaptados a teléfonos móviles y tablets), vídeos, gamificación, píldoras de información, mucha interacción y un sinfín de posibilidades son algunas de las fórmulas de éxito.

3.- El poder del vídeo

Si una imagen vale más que mil palabras, un vídeo debe valer más que mil imágenes. Los datos de tráfico de Internet hablan por sí solos: el 58% del total del tráfico de Internet lo ocupan los vídeos (especialmente Netflix, que ‘absorbe’ un 15% del total), según The Global Internet Phenomena Report de Sandvine de 2018.

La formación no debe ser ajena a este fenómeno. La información es mucho más fácil de asimilar con un vídeo que, por ejemplo, con una presentación o un PDF; permite combinar texto, imagen y audio, y facilitar la comprensión de las tres de forma simultánea; favorece la retención y condensa mucha información.

Las formas en las que la formación puede utilizar el vídeo son numerosas: desde webinars realizados por expertos o docentes, hasta emisiones en directo con participación de los alumnos, tutorías, chats y debates.

Sus posibilidades de difusión, además, son muy amplias. Como hemos visto, en un mundo cada vez más dominado por Netflix o Spotify y sus contenidos descargables, la posibilidad de bajarse los vídeos de un curso en el dispositivo móvil y reproducirlos en cualquier momento y lugar (tanto si tiene conexión como si no), permiten encajar mejor la formación a la vida del trabajador.

4.- ‘Microlearning’

Cada vez más, el mundo y, concretamente, la información, circula a una velocidad más intensa. Apenas tenemos tiempo de leer más allá de un tuit o un titular, motivo por el que parte del trabajo de muchos medios de comunicación consiste en saber sintetizar sus informaciones de forma atractiva e impactante.

Esa dinámica de lo exprés también se debe tener en cuenta en la formación para empleados. Y una respuesta efectiva es el microlearning.

Un método de enseñanza que se basa en micro-contenidos (o píldoras de información) como parte de una estructura de lecciones de corta duración.

Son pequeñas unidades de formación, siempre dentro de un enfoque muy monitorizado, que en la mayoría de casos utilizan el vídeo (o microvídeos) como forma de difundir los contenidos.

De nuevo, pues, vemos cómo la evolución de e-learning va íntimamente unida al ecosistema digital de sus alumnos, adaptándolo, en este caso, a algo muy similar a la difusión de contenidos en redes sociales.

Así, previa planificación de todas las píldoras, la formación se adapta a las necesidades del alumno, a sus limitaciones de tiempo y a su forma de absorber información, con una mayor rapidez de asimilación.

5.- Gamificación

La gamificación, en el campo de la formación, consiste en otorgar a los proyectos de enseñanza dinámicas e interacciones propias de los juegos, para que los alumnos tengan una mayor y mejor interacción y motivación, a través de retos y cierto grado de competitividad.

Muchas empresas han apostado fuerte por la gamificación, tanto en materia de formación como en el ámbito de la comunicación interna.

Sin embargo, no debe ser una moda o una idea vacía, sino que la gamificación, como metodología educativa, requiere una planificación seria y detallada, como recoge el artículo Presione Start: un recorrido por las teorías sobre ludificación de contenidos.

En concreto, señalan cuatro ámbitos esenciales: primero, plantear objetivos claros (metas) que den sentido al juego; segundo, establecer las reglas que estructuren la participación y fomenten la creatividad, estrategia y competitividad; tercero, un sistema de feedback que mantenga informado al alumno sobre su progreso, y cuarto, un entorno social que involucre a los participantes, facilite la interacción y reconozca los logros.

Aunque no existen demasiados datos científicos sobre la efectividad real de la gamificación, las empresas formadoras y consultoras de formación para empleados lo utilizan por varias ventajas: mejora la retención de los contenidos; permite obtener datos de la evolución de los empleados, y genera un buen ambiente laboral, en el caso de que los ‘juegos’ sean compartidos (por ejemplo, clasificaciones por puntos).